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GPEC : outils pratiques

La GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est une des composantes essentielles de la conduite d’une entreprise. Elle consiste, en résumé, à mettre en adéquation les compétences d’aujourd’hui, qui doivent donc être connues, avec les besoins de demain qui doivent donc également être pressentis dans le cadre de la stratégie d’évolution de l’entreprise, indispensable à sa survie.

Cette rubrique comporte 3 parties


Le mode d'emploi des outils de GPEC

Le projet VICTOR a permis de réaliser des diagnostics d’entreprises rattachés à la filière du Verre. Ces diagnostics GPEC effectués sur des entreprises ayant une activité, une histoire, un seuil d’effectif différents, ont permis de mettre en évidence les besoins existants en outils de base pouvant conduire une logique de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences.

C’est à l’issue de ces diagnostics que certaines entreprises ont souhaité être accompagnées pour mettre en place ces outils.

Et l’outil ou plus exactement la méthode à utiliser pour concevoir ces outils de GPEC repose essentiellement sur la formalisation de l’activité.

Formaliser l’activité correspond à plusieurs étapes :

  1. Analyser l’activité précisément
  2. Formaliser l’activité sur des documents qui serviront de référence
  3. Construire des outils de suivi et de gestion de cette activité

Dans le cadre des accompagnements VICTOR qui ont été conduits dans plusieurs entreprises de la Vallée de la Bresle, ce sont majoritairement ces outils de base qui ont été conçus et mis en place.

La première étape

Elle nous a amené à analyser l’activité de manière globale métier par métier.

Identifier les métiers de l’entreprise et les formaliser dans une fiche est la première phase. Pour cela il est possible de consulter les fiches ROME si les métiers y sont présents (pôle emploi). Pour les métiers propres au secteur verrier comme le parachèvement qui ne sont pas présents au fichier ROME, nous avons constitué une banque de données fiches métier accompagnée d’un guide pour construire d’autres fiches métier.

La fiche métier ne suffit pas car elle est générale, il faut l’adapter au poste spécifique de l’entreprise.

La deuxième étape

Elle consiste à réaliser une fiche de poste (n’est pas propre à un salarié ou un groupe de salariés) ou plus directement une définition de fonction (nominative et donc correspondant aux compétences d’un ou plusieurs salariés).

Pour cela, nous avons utilisé un guide d’aide à la conception d’une fiche de poste.

Pour les définitions de fonction, nous avons utilisé une trame d’analyse et de formalisation qui peut être considérée comme une aide à la conception d’une définition de fonction.

Cet outil d’aide à la conception d’une définition de fonction peut avoir plusieurs formes selon l’objectif que l’on veut atteindre en formalisation de l‘activité. Il permet de concevoir les définitions de fonction de chaque salarié de l’entreprise (chef d'équipe, administratif et comptable, fraiseur CN, opérateur usinage, responsable production, tourneur sur machine CN).

Ces définitions de fonctions représentent la base des informations nécessaires pour recruter des salariés, rédiger leur contrat de travail, suivre l’évolution de leurs compétences et gérer les compétences collectives de l’entreprise.

Pour suivre l’évolution des compétences, il est nécessaire de construire le référentiel de compétences de l’entreprise pour chaque métier. Ce référentiel servira à la gestion des compétences individuelles et collectives. Les fiches métier vous aideront à constituer ce référentiel.

Pour gérer les compétences et faire correspondre les ressources aux besoins de l’activité, des outils tels qu’une matrice de polyvalence ou de poly compétences viennent compléter le dispositif.

Mais il manque un outil fondamental pour que le dispositif soit efficient, un outil qui est aujourd’hui une obligation légale à laquelle les entreprises doivent répondre suite aux deux réformes successives de la formation professionnelle (2004 et 2009). La loi évoque plusieurs modalités concernant l’entretien professionnel :

  • Entretien professionnel
  • Bilan d’étape
  • Entretien de seconde partie de carrière à partir de 45 ans

Ce dernier outil permet à l’entreprise de gérer les compétences et d’écouter les salariés pour identifier leurs besoins éventuels en termes de développement, de formation, de souhaits d’évolution. C’est à partir de ce dernier outil de formalisation que peut être nourri et défini le plan de formation annuel ou pluriannuel.



Les outils de GPEC

  1. Outils de définition des métiers, postes et fonctions

    1. Fiches métiers et fiches de poste

      1. Fiches métiers réalisées dans le cadre de l’Action collective Filière Qualifiante Victor
      2. Fiches de poste réalisées dans le cadre de l’Action collective Filière Qualifiante Victor
      3. Guide d’aide à la conception de fiches métiers réalisé dans le cadre de l’Action collective Filière  Qualifiante Victor
      4. Guide d’aide à la conception de fiches de poste réalisé dans le cadre de l’Action collective Filière Qualifiante Victor
      5. Guide d’aide à la conception d’une définition de fonction réalisé dans le cadre de l’Accompagnement VICTOR
        1. Fiche type
        2. Exemples (définition)
          1. Chef d’équipe
          2. Administratif et comptable
          3. Fraiseur CN
          4. Opérateur usinage
          5. Responsable production
          6. Tourneur sur machine CN
  2. Outils d’évaluation de suivi des compétences et de la polyvalence

    1. Exemples d’outils de gestion de la polyvalence des compétences réalisés dans le cadre de l’Accompagnement VICTOR

      1. Exemple 1
      2. Exemple 2
    2. Exemple de référentiel d’évaluation et de suivi des compétences Accompagnement VICTOR

  3. Outils de management réalisés dans le cadre de l’Accompagnement VICTOR

    1. L’entretien professionnel

    2. Suivi de stocks outillage et consommables

  4. Guide de la formation interne et du transfert de compétences réalisé dans le cadre de l’Action collective Formation Interne et transfert des compétences Victor

  5. Guide d’aide à la décision entre formation interne et formation externe réalisé dans le cadre de l’Action collective Formation Interne et transfert des compétences Victor

  6. Financements de la formation professionnelle réalisés dans le cadre de l’Action collective Formation Interne et transfert des compétences Victor



L'entretien professionnel

De quoi s’agit-il ?

Chaque salarié justifiant d’au moins deux ans d’activité dans une entreprise doit pouvoir bénéficier d’un entretien professionnel au moins tous les deux ans avec son employeur ou son représentant.

L’objectif est de concilier les aspirations des salariés et les besoins de l’entreprise.

Pourquoi le mettre en œuvre ?

  • Echanger, motiver, impliquer, ….
  • Mettre en œuvre les dispositifs de formation et individualiser les parcours.
  • Optimiser le budget de formation de l’entreprise.
  • Connaître le projet professionnel du salarié.

Qui peut le conduire ?

  • Le chef d’entreprise.
  • Le responsable hiérarchique.

Quels points aborder ?

  • La situation professionnelle du salarié.
  • La qualification professionnelle du salarié.
  • Le projet professionnel et la formation.
  • L’activité.

Documents de supports d'entretien professionnel (à télécharger)

Guide de préparation d'un entretien pour le salarié
Exemple 1 de document support
Exemple 2
Exemple 3